ぎこちないブログ

ぎこちなく日常を生きる20代OLブログです

正解はない気がするビジネスメールの要点

11時までには布団に入る週間実施中の美厨(みくりや)です。

今日は人のブログの話題に乗っかって話をします。

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yutori-datascience.hatenablog.com

以前このブログを読んで、メールってかなり業界、業務内容、土地、年齢によって書き方が分かれるなあと思いました。はてブコメをみていると賛否両論あるみたいですが、この人の業界はこれでOKなんでしょうな。

業界(IT、サービス系、金融、公務員、小売……)、業務内容(営業、事務、SE、ウンヌン……)、土地(都会なのか田舎なのか、国内相手なのか国外相手なのか)、年齢(十の位ごとくらいかな)……条件ぜんぜん違う。

 

ぶっちゃけ私もメールなんて心底面倒で(でも電話はもっと面倒くさい。言質とれないから)、スカイプの文字チャットとか、ちょい危ういけどLINEとかで社外の人と連絡とれればいいのに、と思う緩いカイシャインです。

でもまあメールするならするでカチッとしてないと気になるタイプで、自分はスゴイ硬質なメールを書いても、相手からゆるゆる~なメールが返ってくると拍子抜けしちゃう。けどそういう人にこそわざと硬いメールを貫いたりします。性格悪いね!!!知ってる!!!!!

メール、プライベートで使わないじゃないですか。主に通販とかする時用だよね。あとは会員制登録サイトとか。受信ばっかりで相手にメール書いて送るっていう文化すらもなかなか衰退してきてるから、友だち同士のLINEかよってぐらい緩くてもま~そんなもんか、と思ったりもする。

そんな中で私がお硬いメールを貫くのは、いざという時、困らないためです!いざって何?!って感じだけど、相手が必ずしもメールマナーに緩いとは限らないんですよ。そういう時自分が恥かくのは嫌なので~~~~!!!(一番大事なところ)

 

私なりのビジネスメールの書き方

私的には硬い(と思っている)メールの書き方です(ALL社外向け)。ある人からすると「え?普通やん」って思うかもだし、またある人からすると「え?硬すぎこわ」って思うかもだし、あくまで自分のだよね~でも人に教える時はこうやって教えてる。要所だけ掻い摘んでの説明です。

フォーマットなんてあるようでない!

 

Toと宛名

Toメールアドレスの入力は役職が偉い人順に入力します。これToだけじゃなくて、社内の人にCcでつける時も同じようにしてて、絶対にA部長→B副部長→C課長……みたいな感じで入れています。

理由としては自分の入力した順がほとんどの場合、相手のメールにも同じ順番で表示されるから。

 

宛名も同じで偉い人順。何人にも送る場合そんなに長々書く必要はない気がする。

ぎこちない株式会社

営業部 本部Ⅰチーム

次長 D様

係長 E様

部署名とかはむずかしいところあるけど、あまりにも長ったらしすぎると(よくわからないぐらい長い部署&チーム名の会社とかあるよね。そういうところに限ってころころ部署名変わったりするんだよね!!!)省略する。ほどほどに入れる。見苦しくなければ入れる。

ここの部分って親しき仲にも礼儀ありだと思っていて、上記ブログ内のさん付けは私の中ではナイです。本文中で親しい人にさん付けするくらいならありかな。

 

件名

無題厳禁(怪しいメールだと思われるよ!)。基本的には「会社名(たまに名前も入れる) 1/31打ち合わせの件」など。可もなく不可もなくな感じで。件名を見ただけで相手が誰との何の件かを分からせるような感じで。

ていうか件名だけ見てメールを後回しにする輩とかもいるので、本当はもっと気をつかわなければいけないかもなところ。ある意味永遠の悩みどころ。正直めんどうくさい。

重要とか返信がぜったいほしい時は【重要】とか【要返信】とか入れてもいいかもしれんね(そんな身分じゃないので使ったことないけど)。でも使う相手を間違わないようにね。

返信メールのREですが個人的にはあってもいいと思う派。相手がどのメールに対しての返信なのか分かりやすいという意味で。でも長ったらしくなったらちょこちょこ消そう。

 

本文

挨拶で始まり→用件を書き(一メールにつき用件は一つまでとかってよく言うけど結構無理なときある)→挨拶で〆るという具合。最初と最後の挨拶は必須というか便利なので使わない手はないです。

大切にしている部分でざっくり挙げると、

  • ほどよい改行で読みやすく
  • 語尾の被りを極力減らす
  • 句読点を正しく使う

ぐらいで、あとは間違った日本語を使わなければオーケーと思っています。

ほどよい改行、というのは文章ひとかたまりの中でのことです。やけに一行が長すぎると読みづらく、一行が短すぎてもメンヘラか!とツッコみたくなるような文章に仕上がります。しかしこれは相手の環境もあるので気にしすぎなくていい。

語尾の被りというのは、~です。~です。~です。みたいに同じのが繰り返されることを指しています。これは文章として純粋にきれいじゃないというだけなので、気にならないならいいんじゃない?勝手にしてくれ~と思っています。まあ、ヘタに変えてわけの分からない言い回しになったりするよかいいのかな。

句読点は打つ場所によって意味合いが変わってくるので注意。にほんごって大変だわ。いやほんと。

 

署名

ちょっと個性入れたいコーナーだと思っている(お硬めとは:)。でもまあ書くことなんて決まってる。会社で決まってる人もいるだろうし、自由なところもあるだろう。

基本的には、

とてもぎこちない株式会社

○○部△△課 日本 太郎(Nihon Tarou)

000-0000 東京都台東区○○町1丁目234-5

ぎこちないスクウェアビル7F

電話 03-0000-0000(内線111)携帯 080-0000-0000

tarou_gikochinai@○○○.×××.co.jp

 ぐらいかなあ!盛り込むとしたら。必要最低限なのは赤字の部分くらいかも。

でも住所とかあると意外と便利だったりする。

 

添付ファイル

自分用の変な名前で送らないように注意しよう。担当者にほくそ笑まれちゃうよ!!!ファイル名でできることといえば日付を入れる、番号振るくらいかな。

昨今添付ファイル開いたらうわぁ~~~~(ウイルス感染撒き散らし)!!!という事態を防ぐために受信できる容量や開ける拡張子をセキュリティソフトで制限したりなんてことも増えてます。自社の常識は他社の非常識である可能性も十分にありえますので、イレギュラーな形で送信する場合は事前に相手方に確認するといいかも。

場合によってはオンラインストレージで送ってあげた方が喜ぶかもしれないけどセキュリティ以下略。

 

まとめ

どの面下げて感でベラベラ撒き散らしましたが、正解らしい正解はないと思う。

ドッキドキ! Love メール

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